Die Barmenia in Wuppertal hat neue Kuvertiermaschinen bekommen. Die Umstellung ist erfolgreich verlaufen.

Ein breites Produktspektrum, über 1,76 Millionen Verträge und mehr als 3500 Mitarbeiter – die Barmenia zählt zu den bekannten Namen unter den Versicherungen. Mit gut vier Millionen Sendungen im Jahr ist sie zwar kein Branchen-Riese. Der Anspruch an die Korrespondenz mit den Versicherten ist aber ebenso hoch wie bei allen großen und kleinen Versicherungen. Die neuen Kuvertiermaschinen tragen dazu bei, dass dieser Anspruch auf wirtschaftliche Weise erfüllt werden kann. Einerseits waren die Kuvertiermaschinen in die Jahre gekommen, andererseits sollte die Ausgangspost insgesamt wirtschaftlicher konzipiert und mit zusätzlichen Services versehen werden: Die Barmenia Versicherungen sind dabei, ihr Outputmanagement zu modernisieren. „Wir wollen die Korrespondenz vollständig ins Archiv bringen, auch um unseren Kunden ein Portal zur Verfügung zu stellen, wo sie sich den eigenen Schriftwechsel ansehen können“, erzählt Michael Tasche, der Abteilungsleiter für die IT-Produktion. Es standen und stehen also wesentliche Veränderungen an, die viele Geschäftsprozesse und die Schnittstellen zu den Kunden betreffen. Ein bereits sichtbares Ergebnis sind die beiden neuen Kuvertierstraßen.

Unangenehme Überraschungen ausgeschlossen

Für diese Anschaffung wurde ein Projektteam mit Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen gebildet. Die erste Aufgabe des Teams bestand in der Definition der Leistungsmerkmale und der Erstellung eines Anforderungskatalogs. Die wichtigste Prämisse war der Einsatz mehrformatiger Maschinen, die man mit einem vertretbaren Aufwand umrüsten kann. So kann eine Maschine für C4 bereitstehen und die andere für DIN lang. Während der Produktionsspitzen, wie sie zum Jahresende oder bei Ad-hoc-Aktionen stattfinden, können beide Maschinen DIN lang verarbeiten und so eine doppelte Leistung erzeugen. Tasche: „Nur für die C4-Aussendungen, deren Umfang deutlich geringer ist, eine große Maschine vorzuhalten, war bislang nicht sehr wirtschaftlich.“ Außerdem standen verschiedene Zusatzfunktionen auf der Wunschliste.
Ein Marktcheck sowie Erkenntnisse von der Drupa 2012 rundeten die ersten Vorbereitungen ab. Es zeigte sich, dass der Großteil der Hersteller ein anderes Leistungssegment bedient. Es gibt am Markt viel schnellere Maschinen, aber die sind auch gleich viel teurer. Müller Apparatebau bot für den Barmenia-Leistungsbedarf ein auch unter wirtschaftlichen Aspekten geeignetes Paket. Eine Vor-Ort-Besichtigung im Werk Kranzberg überzeugte von der Fertigungstiefe, die für Müller Apparatebau charakteristisch ist. Neben der Festlegung von Design und Konfiguration wurde ein erster Plan für die anstehenden Aktivitäten bis hin zum Austausch der Systeme entwickelt. Als die Geschäftsführung dem Kauf der Müller-Systeme zugestimmt hatte, begann in Kranzberg direkt die Produktion und Montage. Für eine Prüfung auf Herz und Nieren stellte das Projektteam umfangreiches Testmaterial zusammen. Tasche: „Wir haben im Prinzip unseren gesamten Output inklusive der benötigten Beilagen nach Kranzberg transportiert.“ Im letzten Schritt der Vorbereitung fand eine Vor-Ort-Abnahme statt, bei der alle wesentlichen Funktionen ebenfalls erfolgreich getestet werden konnten. Anfang Oktober wurde im laufenden Betrieb umgestellt: Samstags nach Produktionsende wurden die alten Maschinen abgebaut, und schon am Dienstag waren die neuen im Einsatz. „Im Haus hat überhaupt niemand etwas von der Umstellung mitbekommen.“ Die Umstellung auf die neuen Maschinen – einschließlich Prozesse implementieren und Mitarbeiter einarbeiten – lief glatt, weil sowohl die gezielte Unterstützung aus Kranzberg als auch die Erfahrungen, die dort gemacht worden waren, zum Ergebnis beitrugen. Die neue Technik passt sich geschmeidig in ihre Umgebung ein.

Müller ist nicht gleich Müller

POSTMASTER-Leser wissen aus früheren Anwenderberichten, dass kein Müller-System dem anderen genau gleicht, sondern dass die Anlagen aus den Modulen zusammengestellt werden, wie sie der Anwender braucht. Bei der Barmenia stehen jetzt zwei Maschinen mit identischem Aufbau. Mit je 38 Modulen sind es verhältnismäßig große Anlagen, die entsprechend alle an sie gestellten Anforderungen erfüllen können. Sie haben beide zwei Zuführkanäle für C4 und DIN lang mit Sammeleinheiten, für C4 außerdem eine Vorrichtung zum Heften und für die Standardbriefe ein Falzmodul. Dahinter geht es auf einer Strecke mit vier Beilagenstationen weiter. Sämtliche zentral produzierten Briefe, die die Barmenia verlassen, laufen aus einem einheitlichen Datenstrom zunächst durch die vier Zweifarb-Digitaldrucker von Xerox und dann in die Kuvertiermaschinen. Der große Teil wird vorab DV-freigemacht und nach Format sortiert. Diese Briefe – ob groß oder klein – landen hinten auf dem Ausgabeband. Ein kleiner Teil der Briefe muss noch einmal zur Nachbearbeitung ins Haus. Diese Briefe werden unverschlossen auf ein separates Band ausgegeben. Frankiert wird seit der Umstellung nichts mehr; das macht ein Dienstleister für die Barmenia. Gleichzeitig ist die Policenverarbeitung von Ösen auf Heften umgestellt worden. Das führt zu einer deutlichen Kostenreduktion. Tasche: „Die Voraussetzung war aber, dass das Erscheinungsbild top aussieht, sonst hätten wir andere Alternativen prüfen müssen.“ Es wird dynamisch geheftet; der Draht kommt dafür von der Rolle. Ein bis hundert Blatt werden gesammelt, ab zwei Blatt wird geheftet und mit so viel Draht verbunden, wie es nötig ist – die Länge passt sich entsprechend an. Es kann einfach, doppelt oder mit drei Klammern geheftet werden. Tasche: „Bei jeder Menge funktioniert es perfekt!“ Die  Maschinenkonfiguration sorgt dafür, dass die vorgelagerten Prozesse im Outputmanagement praktisch unangetastet bleiben. Das bedeutet auch, dass die Verarbeitungsreihenfolge unterschiedlich ist: Eine DIN-lang-Sendung wird normal von vorn nach hinten gelesen, Policen aber anders herum, weil sie ja geheftet werden; jede Sendung wird von der letzten bis zur ersten Seite verarbeitet. Im Ergebnis kommt erst das ungefalzte Anschreiben, dann die geheftete Police und darunter lose Beilagen ins Kuvert. Für die absolute Sendungsintegrität wird der Inhalt am Eingang und Ausgang der Maschine gelesen. Beide Maschinen beherrschen die Ganzseitenlesung. So kann das Layout frei gestaltet und Barcode oder Matrixcode an beliebiger Stelle platziert werden. Von personalisierten Beilagen, wie sie durch die früheren Maschinen verarbeitet worden waren, sieht man jetzt ab. Tasche erklärt: „Wir haben jetzt im Vorfeld eine klare und einheitliche Vorstellung davon, was hinterher bei einer Sendungherauskommen soll, und das regeln wir im Druckdatenstrom.“ Um eine vollständige Bearbeitung innerhalb des Druck- und Kuvertierprozesses zu erhalten, soll noch in diesem Quartal eine dateigestützte Verarbeitung eingeführt werden.

Immer füreinander da

Auch nach Abschluss des eigentlichen gemeinsamen Projekts stand Müller Apparatebau der Barmenia mit einer Produktionsbegleitung treu zur Seite und unterstützte in Wuppertal sämtliche versandvorbereitenden Aufgaben. So konnte nach der Inbetriebnahme auch das für die neuen Maschinen erste Jahresendgeschäft im Outputbereich erfolgreich abgeschlossen werden.