Flexible Kuvertierung durch das Kombi-Kuvertiersystem von Müller

Nach statistischen Angaben wohnen in Köln aktuell 1 069 192 Bürger. Damit sich diese in Köln wohl fühlen, sorgt die Stadtverwaltung Köln für alles Notwendige. Bestehend aus sieben Dezernaten kümmert sie sich unter anderem um die Themen Bildung, Soziales, Stadtentwicklung, Finanzen oder auch Wirtschaft und Liegenschaften. Dazu gehören auch der persönliche und schriftliche Kontakt mit den Bürgern der Stadt Köln. Damit diese schnell und fristgerecht alle wichtigen und notwendigen Dokumente erhalten, wird der gesamte Druck und Postversand der Stadtverwaltung von dem Post- und Druckservice der Zentralen Dienste unter der Leitung von Claudia Boddenberg abgewickelt.

Pro Jahr werden bei den Zentralen Diensten zirka 30 Millionen Seiten gedruckt, die anschließend kuvertiert und versendet werden müssen. Damit dies reibungslos und fristgerecht funktioniert, stehen derzeit drei Kuvertieranlagen zur Verfügung. Die neueste ist von der Firma Müller, dem Spezialisten für „Flexible Paper Handling Solutions“ aus Kranzberg, und wurde 2015 angeschafft. „Eine erste Marktforschung hat uns damals einen guten Überblick über den Kuvertieranlagen-Markt gegeben. So sind wir auch auf Müller aufmerksam geworden, die uns ein Kombi-Kuvertiersystem mit Dualformat angeboten haben“, so Claudia Boddenberg. Mit dem Dualformat ist es möglich, Dokumente für C4- und DIN-lang-Sendungen gemischt in einem Eingang zur gleichzeitigen Verarbeitung einzulegen. Dies hat den Vorteil, dass bei der Produktion mit dem Dualformat-Kuvertiersystem von Müller anfallende Rüstzeiten von zirka 5 bis 15 Minuten, wie es bei einer normalen Multiformat-Kuvertieranlage üblich ist, wegfallen. Denn durch häufigen Formatwechsel, wie bei der Stadt Köln, summiert sich die nicht produktive Zeit erheblich auf.

Das Kombisystem Müller 8300 und Müller 8500 verfügt – nach den Anforderungen der Stadt Köln – bei der Verarbeitung von C4 über eine Leistung von 8000 Takten pro Stunde; bei DIN lang schafft sie 12 000 Takte. Aufgrund der modularen Bauweise der Müller Kuvertieranlagen ist die Stadt Köln nicht nur schnell beim Kuvertieren von Briefsendungen, sondern kann auch jederzeit flexibel auf immer wieder neu gestellte Herausforderungen reagieren. Zudem ist das System für eine Verpackungsstärke von bis zu 100 Blatt in einem C4-Kuvert und bis zu neun Blatt in einem DIN-lang-Kuvert ausgelegt. Im Vergleich zum Vorgänger heißt das mehr Beilagen und auch mehr Blatt pro Brief – was sich wiederum positiv auf die Wirtschaftlichkeit und auf die Ressourcen der Stadt Köln auswirkt. Durch eine vakuumgesteuerte Papierzuführung ist das Kombisystem auf einen besonders schonenden Umgang mit den Dokumenten optimiert, unter anderem um einen tonerabriebfreien Betrieb zu gewährleisten.

Ein Auftraggeber mit vielseitigen Jobs

Alle Aufträge, die von dem Post- und Druckservice der Stadt Köln bearbeitet werden, kommen von stadtinternen Ämtern und Dienststellen und sind oft mit besonderen Fristen versehen. Dazu gehören Bußgeldbescheide, Gehaltsabrechnungen für die 17 000 Mitarbeiter der Stadt Köln, Grundbesitzabgaben, Haushaltspläne oder auch die Ratsunterlagen. Zu Spitzenzeiten werden auf dem Müller Kuvertiersystem innerhalb von nur wenigen Tagen 1,5 Millionen Druckseiten schnell und sicher verarbeitet.

Gute Investition – für jetzt und die Zukunft

Gleich Anfang 2016 konnte diese Spitzenverarbeitung unter Beweis gestellt werden. Zu jedem Jahresbeginn werden die Grundbesitzabgaben-Bescheide gedruckt, kuvertiert und an jeden betroffenen Bürger versendet. Das zusätzliche Kuvertiervolumen am Jahresanfang ist zum stetigen Tagesgeschäft ein erheblicher Mehraufwand, der nicht in der normalen Arbeitszeit abgedeckt werden kann. Für diese Produktion – Druck und Kuvertierung – musste die Stadt Köln zusätzlich zum Tagesgeschäft bisher immer drei Wochenenden einplanen, um die angegebenen Versandfristen termingerecht einzuhalten. Mit dem neuen Dualformat-Kuvertiersystem von Müller konnten die Zentralen Dienste der Stadt Köln diese Herausforderung erstmals innerhalb von nur einem Wochenende meistern.

Um die bestehenden Kuvertiersysteme noch produktiver auszulasten, ist aktuell der zentrale Arbeitsplatzdruck im Gespräch. Dabei soll ein großer Teil der Postdokumente, die an den verschiedenen Arbeitsplätzen der gesamten Stadtverwaltung Köln anfallen, im Post- und Druckservice gedruckt und anschließend versendet werden. Insgesamt arbeiten derzeit 43 Mitarbeiter im Kölner Post- und Druckservice und davon fünf Mitarbeiter im Bereich der Kuvertierung und Frankierung. „Jeder dieser fünf Mitarbeiter kann und soll jede unserer Anlagen und Systeme – im Kuvertier- und Frankierbereich – bedienen können. Durch die einfache Bedienbarkeit und Handhabung des Müller Kuvertiersystems können die Mitarbeiter bereits kleine Störungen selber beheben“, so Claudia Boddenberg und ergänzt: „Mit Müller haben wir auch einen zuverlässigen Partner, der im Falle eines Falles auch schnell bei uns vor Ort sein kann.“ Gero Schmidt, ehemaliger Amtsleiter, und Axel Rostek, der derzeitige Amtsleiter Zentrale Dienste ziehen ein positives Fazit: „Wir haben mit dem Kauf des Müller Kuvertiersystems genau die richtige Entscheidung getroffen. Wir sind sehr zufrieden damit, und auch die Zusammenarbeit mit der Firma Müller funktioniert sehr gut.“