Aufbau des OBS-Standorts Suhl als Dokumentenzentrale der AOK Plus in wenigen Monaten.

Outputdienstleister für eine große Krankenkassen-Organisation – mancher Außenstehende stellt sich darunter sicherlich eine gut vorausplanbare, nach festen Regeln ablaufende Aufgabe vor. Das Gegenteil ist der Fall. Neue Gesetze und Regelungen müssen umgesetzt und den Mitgliedern gegenüber schnell kommuniziert werden. Die intensivsten Nutzer der Kasse – naturgemäß älteren Semesters – bevorzugen Post und Dokument in Papierform. Außerdem ist durch Neuorganisation und Fusion viel Bewegung in der Struktur der öffentlichen Krankenversicherungen. Die Entwicklung bei den mitteldeutschen AOKs ist ein gutes Beispiel dafür.

Eine Fusion und ihre Folgen

Der Dokumentendienstleister Océ-Deutschland Business Services GmbH (OBS) ist seit vielen Jahren für die AOK Plus Sachsen in Dresden aktiv. Seit 2001 ist man dort bereits für die Hausdruckerei zuständig, ein Jahr später auch für das gesamte Outputmanagement: Mitgliederbescheide und Informationsschreiben, Broschüren, Einladungen und Abrechnungen werden dort von OBS gedruckt, kuvertiert, versendet und archiviert. 2008 entstand durch den Zusammenschluss der AOKs von Sachsen und Thüringen die sechstgrößte Krankenkasse Deutschlands mit rund 2,7 Millionen Versicherten. 2011 übernahm OBS die Produktion und den Versand der gesamten Ausgangspost für Sachsen und Thüringen an den Standorten Dresden und Suhl. Im August 2011, wenige Monate nach Beginn des Projekts, startete die Produktion in Suhl mit Océ-Drucksystemen der 4000er Serie und einem Müller-Kuvertiersystem der Reihe 7010.

Integration von Lösungen und Komponenten

Grundlage beim Aufbau des Outputsystems waren die bewährten Produktionsabläufe, wie sie bereits von Océ und OBS gemeinsam mit dem Auftraggeber AOK Plus in Dresden entwickelt wurden. Von OBS ging die Aufgabe an die Bader GmbH (Viernau/Thüringen) als Service- und Vertriebspartner von Müller Apparatebau, ein Angebot zu erarbeiten, bei dem bereits vorhandene Komponenten in ein neu zu gestaltendes Kuvertiersytem integriert werden sollten. Dabei waren hohe Anforderungen des Auftraggebers zu berücksichtigen:
• barcodegesteuerte Lesung für eine dateibasierte, geschlossene Verarbeitung, bei der fehlerhafte Sendungen automatisch zum Nachdruck an das Sendungsverfolgungssystem zurückgemeldet werden;
• selektive Beilagensteuerung;
• effektive Outputleistung von 10 000 Takten pro Stunde und
• reibungsloses Zusammenspiel mit der Océ-Prozesssteuerung Cosmos und den hauseigenen Océ-Drucksystemen Serie 4000.
Das von Bader akribisch ausgearbeitete Konzept war integraler Bestandteil des Angebots von OBS sowie für den Zuschlag durch den Kunden AOK Plus. Dabei kam die Anforderung, bestehende Müller-Komponenten in das neue System zu integrieren, dem Konzept der Kranzberger Kuvertierprofis hundertprozentig entgegen. Bader-Geschäftsführer Mario Anding: „Ein besonderer Vorzug der Müller-Systeme ist ja gerade, dass sie aus selbstständigen, frei konfigurierbaren Komponenten bestehen. Die Integration der bestehenden Einheiten in das neue System war deshalb ganz problemlos möglich.“

Sportliche Herausforderung und erfolgreicher Abschluss

Nach der Planung und der Auftragsvergabe war zeitnahe Realisierung die erste Forderung. OBS und Müller nahmen die Herausforderung an und sorgten dafür, dass die Druck- und Kuvertierkapazitäten im Rekordtempo aus dem Boden gestampft wurden. Der Standort in Suhl wurde gefunden, die Logistik aufgebaut, Personal eingestellt und qualifiziert. Parallel zur Installation der Drucktechnik wurde der Aufbau des Müller-Systems der Baureihe 7010 realisiert. Bader-Techniker Silvio Mangold: „Wir haben den Zeitrahmen genau eingehalten. Am 29. August 2011 wurde unsere Maschine abgenommen. Heute, im Mai 2012, hat sie bereits über 1,5 Millionen Kuvertierungen geschafft.“

Der Servicepartner in der Nähe als sicherer Rückhalt

Heute wird am OBS-Standort Suhl, nur wenige Straßen von der AOK-Plus-Geschäftsstelle entfernt, jeden Tag eine hohe fünfstellige Zahl von Dokumenten produziert und kuvertiert. Wenn es Sonderaktionen an alle Mitglieder gibt oder wenn, wie zu jedem Jahresende, Befreiungsausweise im großen Umfang verschickt werden müssen, erhöht sich der Output schlagartig um hundert Prozent und mehr. Da ist es gut, die Technik-Fachleute ganz in der Nähe zu wissen. Mario Anding: „Alle unsere Kunden wünschen sich Flexibilität und kürzeste Reaktionszeit. Darauf sind wir natürlich eingestellt. Der OBS-Standort Suhl ist für uns dabei ein echtes Heimspiel, weil er von unserer Zentrale in Viernau nur knapp 20 Kilometer entfernt liegt – sozusagen vor der Haustür“ – gute Voraussetzungen für eine gesunde Zusammenarbeit mit einem der größten Gesundheitsprofis des Landes und seinem Outputservice-Partner.