Das Kommunale Rechenzentrum Niederrhein setzt bei der Verarbeitung und Versendung von Wahlbenachrichtigungen und anderen Dokumenten auf das Kuvertiersystem der Firma Müller
Ohne digitale und systemgesicherte Datenverarbeitung läuft heutzutage fast nichts mehr. Auch für Städte und Kommunen ist das ein sehr großes und wichtiges Thema: Bei der Zulassung von Fahrzeugen, Beantragung von Personalausweisen, Urkunden, Wohngeld oder Sozialhilfe, der Bearbeitung und Registrierung von Bauanträgen oder einfach nur beim Ausleihen von Büchern in öffentlichen Bibliotheken ist die digitale Datenverarbeitung unabdingbar. Dabei ist zum einen Schnelligkeit gefragt, zum anderen muss zu 100 Prozent sichergestellt sein, dass alle Informationen datenschutzgerecht verarbeitet, gespeichert und, wo notwendig, auch archiviert werden. Ein verlässlicher Partner für derartige Datenverarbeitung ist das Kommunale Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) in Nordrhein Westfahlen.

Dienstleister für Kommunalverwaltungen

Das KRZN ist ein Zweckverband, deren Eigentümer die Kreise Wesel, Viersen und Kleve sowie die Städte Krefeld und Bottrop sind. Zu den Kunden gehören unter anderem die Landeshauptstadt Düsseldorf, die Städte Duisburg, Oberhausen, Solingen, Herten und Herne sowie die Kreise Neuss, Borken und Steinfurt.
Als IT-Dienstleister hält das Rechenzentrum 140 Produkte und Anwendungen für Kommunalverwaltungen bereit. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle zu verarbeitenden Daten und Informationen automatisch elektronisch an die entsprechenden Behörden übermittelt werden. Einige Fachanwendungen des KRZN stehen an sieben Tagen der Woche 24 Stunden zur Verfügung – jeden Tag sind durchschnittlich über 12.500 Mitarbeiter in den Städten und Gemeinden mit dem KRZN zentral verbunden.
Das KRZN bietet seinen Kunden neben IT-Dienstleistungen auch einen Service für Druck-/Output-Management an und versendet unter anderem Wahlbenachrichtigungen, Sozialhilfebescheide, SAP-Mahnungen und Bescheide für Grundbesitzabgaben oder Gewerbesteuer. Im Jahr 2012 gab es bundesweit eine signifikante Änderung innerhalb eines sensiblen Aufgabenbereichs: Weg von der Wahlbenachrichtigungskarte und hin zu einem an Informationen immer umfangreicher werdenden Wahlbenachrichtigungsbrief. Das KRZN entschloss sich daraufhin, in ein schnelleres Kuvertiersystem zu investieren. Es wurde eine Marktanalyse gestartet, branchenbezogene Messen besucht und Gespräche mit Herstellern der Branche geführt. Den finalen Zuschlag bekam die Firma Müller aus Kranzberg bei München mit ihrem Kuvertiersystem Müller 8500. Der Spezialist für Flexible Paper Handling Solutions überzeugte dabei vor allem mit einer individuell auf die Kundenanforderungen abgestimmte Kuvertierlösung, die jederzeit weiter ausgebaut und an neue Anforderungen des Kunden angepasst werden kann. 

Druckoutput von 17 Millionen Blättern

„Nach Abwägung aller derzeitigen und künftigen Anforderungen sowie aufgrund der für uns optimalen Kuvertierleistung der Müller 8500 und des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses sind wir sehr zufrieden, dass wir der Firma Müller den Zuschlag erteilt haben“, kommentiert Martin Bendorf, Produktionsverantwortlicher beim KRZN, die Entscheidung. „Die modulare Bauweise, die kurzen Supportwege und die gute Erreichbarkeit der Servicetechniker sind uns schon während der Marktanalyse positiv aufgefallen“, ergänzt Wolfgang Gubensek, stellvertretender Abteilungsleiter des Bereichs Systeme und Netze, dem auch die Produktion zugeordnet ist.
Für das Geschäftsjahr 2017 gibt es bereits Hochrechnungen für den Druckaufwand im gesamten kommunalen Bereich, den das Rechenzentrum betreut: Etwa 17 Millionen Blätter aller Art müssen gedruckt werden. Fast ein Drittel dieses Outputs wird mit der Müller 8500 kuvertiert und in vielen Fällen bereits beim Druck auch mit einer DV-Freimachung versehen. Dabei werden ausschließlich DIN A4-Dokumente weiterverarbeitet. Mit der Müller 8500 kann das KRZN, kleine bis sehr große Auflagen unterschiedlichen Materials schnell und flexibel verarbeiten. Pro Kuvert sind dabei durchschnittlich bis zu drei Blatt vorgesehen, maximal können bis zu neun Blatt verarbeitet werden.

Beim Datenschutz bestens gerüstet

Personenbezogene Daten müssen jederzeit mit größter Sorgfalt und Sicherheit verarbeitet werden. Diese Sorgfalt und Sicherheit ist realisiert, indem die Kuvertieranlage Müller 8500 mit Ultraschall-Doppelblatterkennung, einer 2D-Kameralesung, einem Aussteuerfach sowie mit dem Datentracking für eine Sendungsverfolgung ausgestattet ist. Selbstverständlich ist auch der Zutritt zum Druck- und Output-Zentrum datenschutzrechtlich geregelt. Zudem ist das Kommunale Rechenzentrum nach BSI 27001 auf Basis des IT-Grundschutzes zertifiziert.
Mit dem neuen Kuvertiersystem Müller 8500 ist das KRZN in der Lage, ein größeres Kuvertiervolumen aufgrund einer höheren Geschwindigkeit in kürzerer Zeit abzuwickeln und seinen Anwendern und Kunden erweiterte Dienstleistungen anzubieten. So ist das Rechenzentrum mit all seinen IT-Angeboten und dem Rundum-sorglos-Paket im Bereich des Output-Managements breit aufgestellt. „Unser Ziel ist es, die Dienstleistungen Druck, Kuvertierung, DV-Freimachung und Einlieferung bei unserem Postdienstleister für unsere Anwender weiter auszubauen. Dafür haben wir mit Müller heute und auch für künftige Projekte einen kompetenten Partner an unserer Seite“, sind sich Martin Bendorf und Wolfgang Gubensek sicher.