Mit moderner Druck- und Kuvertiertechnik ist DokuService Knoll der Dokumenten-Platzhirsch in Vorpommern.

Hochleistungsdruck auf großen digitalen Produktionsdruckern, schwarzweiß und in Vollfarbe, Verarbeitung von vielen Millionen Sendungen mit Industrie-Kuvertiersystemen, darunter eine hochmoderne Maschine der Serie 7000 von Müller Apparatebau: Solch einen potenten Outputdienstleister erwartet man an Rhein, Spree, Main oder Neckar. Wir sind aber im hohen Nordosten des Landes, in der Hansestadt Greifswald beim Doku-Service von Christine und Peter Knoll.

Im Jahr 1992 waren die Knolls die Mailing- und Dokumentenspezialisten der ersten Stunde. Knapp drei Jahre nach der Wende brachten sie als studierter Ingenieur und gelernte EDV-Fachfrau mit ihrem Unternehmen wichtige Kompetenzen in die Region von Greifswald, Stralsund und Rügen: die Möglichkeit, große Marketingkommunikation per Post mit professioneller Mailingproduktion und industrieller Briefverarbeitung zu realisieren, und – fast noch wichtiger – das Know-how, um IT-Daten in Millionen von Transaktionsdokumente umzusetzen: Bescheide und Policen, Verträge, Aufstellungen und natürlich vor allem Rechnungen. Heute ist der DokuService Knoll im weiten Umkreis als Dienstleister faktisch konkurrenzlos.

Erst Poststellengeräte, heute Industriemaschinen im Einsatz

Gestartet hat man vor über zwanzig Jahren mit dem typischen Poststellen-Equipment: mit Adressiermaschinen, Tischkuvertierern und -frankierern und mit sehr viel Handarbeit. Auch die erste
größere Kuvertierstraße, die bis heute für einige tausend Takte pro Stunde gut ist, stammt von einem der Hersteller aus dem Mailroom-Bereich. Heute ist die 7000er-Anlage von Müller Apparatebau das Herzstück der Briefproduktion, eine hundertprozentige Industriemaschine mit Friktionsanleger, Autoloader, zwei Beilagenstationen und Bandauslage. „Diese Maschine ist natürlich aus einer ganz anderen Liga“, urteilt Peter Knoll. „Die schafft auch über mehrere Schichten die Anforderungen, die unsere Kunden heute von uns erwarten. Ich weiß, wovon ich rede. Ich bin selbst Maschinenbau-Ingenieur“. Während in den ersten Geschäftsjahren fast überhaupt nicht gedruckt wurde, sind jetzt sieben schnelle Digitaldrucker im Einsatz, unter anderem eines der Canon-Flaggschiffe ImagePress C 7010VP. Wie überall macht man sich auch in Greifswald über Highspeed-Inkjetproduktion von der Rolle Gedanken. Die enorme Verankerung in der regionalen Kundschaft sorgt aber auch dafür, dass es viele kleine Jobs sind, maßgeschneidert für die Blattproduktion. Kunden sind Hoteliers und Fremdenverkehrsverbände, kleine Gemeinden, Vereine und Händler, die einen erheblichen Teil des täglichen Outputs ausmachen. Die Briefe werden übrigens zu hohen Anteilen an den regionalen Briefdienstleister Nordkurier übergeben. Viele blaue und nicht sehr viele gelbe Kisten bestimmten das Bild an der Rampe.

Statt Mailings: Transaktionsdokumente

Schon seit der Jahrtausendwende gab es im Briefdienstleistungs-Geschäft einen Strukturwandel – auch in Vorpommern. Peter Knoll: „Die anfangs dominierende Lettershopjobs für die Mailingproduktion gingen seit 2002 deutlich zurück, und immer bedeutsamer wurde unsere Datenkompetenz für die Verwandlung von IT-Files in Druckdatenströme und Geschäftspost. Wir sind von Anfang an zum Kunden gegangen und haben dort den Weg von der IT zu Printfile und Output geebnet. Das kann der Kunde oft nicht allein, und es ist unsere Aufgabe, hier aktiv zu sein. Heute sind zehn unserer 17 Mitarbeiter Informatiker, und der Anteil von Transaktionsjobs liegt bei mehr als zwei Dritteln.“ Es gibt noch eine weitere Besonderheit im Team: Die Knolls haben es sich zur Aufgabe gemacht, Schwerbehinderten eine berufliche Chance zu geben. Fast die Hälfte der Belegschaft gehört zu dieser Gruppe. Peter Knoll: „Wir haben damit ganz außerordentlich gute Erfahrungen gemacht, aber man muss das wirklich wollen, und es muss ein guter, positiver Geist in der Mannschaft sein. Dann klappt das.“ Zur Briefkrise sagt Knoll selbstbewusst: „Welche Krise?“ Die Versand-Stückzahlen des DokuService steigen seit vielen Jahren kontinuierlich, mit den branchenüblichen Spitzen von November bis März. 7,5 Millionen Sendungen waren es 2013. Hinzu kommt, dass die Transaktionsdokumente immer komplexer werden. Insbesondere die steigenden Dokumentations-Pflichten der Energieunternehmen sorgen dafür, dass sich die Briefe immer praller füllen. „Unser Hauptprodukt ist heute nicht mehr der Standard-, sondern der Kompaktbrief“, weiß Peter Knoll. „Deshalb war ja auch die Investition in die Müller-Maschine so wichtig, weil hier unter anderem ein sehr schneller Eingangskanal mit 2DDatamatrixlesung und Sammeleinheit zur Verfügung steht, der mit den wachsenden Dokumentenmengen pro Job und pro Sendung fertig wird.“

Reserven für die Zukunft

Außerdem werden diese größeren Blattmengen in geraden und ungeraden Teilgruppen (auch im Mix), gefalzt und dann gemeinsam kuvertiert – übrigens problemlos auch ungerade Stückzahlen –, damit das Schriftgut kompakt und Platz sparend im Umschlag landet. In dem neuen System stecken noch beträchtliche Reserven. Die jetzige Taktzahl von 6000 Sendungen pro Stunde kann mit ein paar Komponenten problemlos auf das Doppelte und Dreifache gesteigert werden. Fast ein Jahr läuft das neue Kuvertiersystem jetzt – ohne jede Beanstandung. Peter Knoll: „Ein Vorteil des Industriemaschinen-Standards ist ja auch der klare Aufbau, den man sofort versteht. Da können wir Kleinigkeiten ohne weiteres selbst beheben.“ Müller-Vertriebsleiter Jens Dumpff über seinen nordöstlichsten Kunden: „Das ist ja schon ein bisschen unheimlich, wenn man über viele Monate überhaupt nichts aus Greifswald hört.“ Ganz zu Unrecht, denn die neue Maschine läuft und läuft und läuft.