Das Technische Finanzamt in Cottbus hat im Rahmen einer Ausschreibung eine neue Kuvertiermaschine angeschafft.

Das Behördenzentrum von Cottbus ist auf einem ehemaligen Kasernengelände untergebracht, das noch aus Kaiserzeiten stammt und vor der Umfunktionierung natürlich modernisiert wurde. Zentral im einzigen Neubau ist das Technische Finanzamt (TFA) angesiedelt. Dabei handelt es sich um das Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes Brandenburg. Steuerdaten sind eine äußerst sensible Angelegenheit, die große Anforderungen an den Datenschutz stellt. Deshalb stehen Sicherheit und Kontrolle im TFA an erster Stelle. Zutritt zu den Produktionsräumen erhalten nur Berechtigte, und auch die müssen eine Vereinzelungsschleuse passieren.

Daten, Druck und Kuvertierung

Beim TFA werden sämtliche Finanzamtsdaten des Landes Brandenburg verarbeitet, seine „Kunden“ sind also Steuerpflichtige. Das Drucken und Kuvertieren macht man hier auch für das Technische Finanzamt Berlin und für verschiedene andere brandenburgische Behörden sowie die Charité, das größte Krankenhaus Europas. Damit ist das TFA auch eines der größten Outputzentren Ostdeutschlands. Neben Steuer-, Besoldungs- und Vergütungsbescheiden kommen durch die zusätzlichen Auftraggeber auch Dokumente anderer Art hinzu, für die Charité beispielsweise das verbindliche Einladungswesen zu den Kinderfrüherkennungs-Untersuchungen. Es werden auch Schecks und Überweisungsträger verschickt, für die besonderes Papier zum Einsatz kommt. Der Umfang der für den Postausgang produzierten Seiten beläuft sich auf zirka 60 Millionen pro Jahr, die größtenteils zu DIN-lang-Briefen verarbeitet werden; Dokumente für die Finanzämter und die Zentrale Bezügestelle werden auf zwei Jobtrennanlagen, eine davon von Müller Apparatebau, auf A4 geschnitten und als Paket verschickt. Der Druck erfolgt doppelseitig im Two-up-Verfahren auf Océ-Druckern vom Typ Pagestream 235. Diese Maschinen arbeiten schon seit 1998 zuverlässig im TFA. Sachgebietsleiter Frank Scholz legt großen Wert darauf, die Maschinen so lange wie möglich zu nutzen. Für eine in die Jahre gekommene Kuvertiermaschine war aber irgendwann doch Ersatz erforderlich.

Anforderungen: mehr als Standard

Es wurde ein Anforderungskatalog erstellt, der es in sich hatte. Die neue Maschine sollte für 15 Millionen Kuvertierungen im Jahr und bis zu 12 000 pro Stunde ausgelegt sein, die im Slalomverfahren bedruckten Endlosstapel sollten von Z nach A dem Merger zugeführt und die dynamische Verarbeitung per Barcode- oder OME-Steuerzeichen mit Vergleichslesung von Vorder- und Rückseite zueinander über die ganze Strecke sichergestellt werden. Bis zu neun der auf A4 zugeschnittenen Seiten sollten in ein Kuvert verpackt und um ein oder zwei Beilagen selektiv oder permanent ergänzt werden können. Da fehlerhafte Sendungen direkt an der Kuvertiermaschine begutachtet werden, sollte ihre Aussteuerung unverschlossen erfolgen. Für die „guten“ Sendungen wünschte man sich eine Vertikalauslage. Das ist bei der hohen Geschwindigkeit eine besondere Herausforderung, denn von Brief zu Brief schwankt die Dicke, da sie zwischen einem und neun Blatt enthalten.

Anspruchsvoller Auftrag für Müller Apparatebau

Dass Müller Apparatebau den Zuschlag für diesen Auftrag erhielt, lag zum einen am wirtschaftlichen Erfüllen aller Aufgaben. Die Müller-Maschine eignet sich zudem nicht nur für große, sondern auch für die kleinen Auflagen, weil sie von Job zu Job so schnell umgerüstet ist. Darüber hinaus gab es noch die Platzfrage. Die neue Maschine hatte gegenüber der alten erweiterte Aufgaben in schnellerer Geschwindigkeit zu erfüllen, durfte aber nicht viel größer sein, denn zusätzlicher Platz stand für die Neuanschaffung nicht zur Verfügung. Die Müller-Module, aus denen eine Anlage zusammengestellt
wird, ermöglichen einen ganz flexiblen Aufbau, so dass die räumlichen Gegebenheiten optimal genutzt werden können. Scholz: „Die Fläche, die die Maschinen einnehmen durfte, war vorgegeben, und da passte die Müller sehr gut hin.“ Noch ein paar Besonderheiten hat die Müller-Maschine zu bieten: Für den Verschluss kommt ein kontaktfreies Nasssprühverfahren zum Einsatz. Damit kann das Auftragen der Flüssigkeit auf die Gummierung genau eingestellt werden, so dass die Wahl des Umschlags keine Rolle spielt. Ein integrierter Farbmarker kann bei Bedarf den Umschlagrücken gezielt mit einem roten Strich versehen; dadurch weiß der Bediener, wann er einen fertigen Job separieren muss. Das ist beispielsweise bei Infopost wichtig, die nach Leitregionen sortiert ist, oder auch bei Sendungen für verschiedene Dienststellen. Einen weiteren Vorteil bietet die mobile Absauganlage mit mehr als einem Kubikmeter Papierabfallbehälter. Hier ist Raum für viel Papierbeschnitt, wie er vom Führungslochrand entsteht, die Staubbildung ist erheblich gemindert, und es können nicht „versehentlich“ Schnipsel in die Maschine eingetragen werden, die einen Kuvertierstau verursachen würden.

Vom Start an engagiert

Von der Ausschreibung bis zum Auftrag vergingen drei Monate. Die Maschine in Kranzberg bei München zu bauen und in Cottbus aufzustellen, hat noch einmal ein paar Wochen gedauert, bis sie im Dezember 2012 beim TFA in Betrieb ging. Die anfängliche Produktionsbegleitung verlief reibungslos. Jens Dumpff, Regional-Vertriebsleiter von Müller Apparatebau, erinnert sich, warum: „Die Operatoren haben sich mit großem Interesse eingearbeitet. Sie mussten ja zunächst die Logik der Maschine begreifen, die ganz anders ist als bei der früheren. Und sie mussten lernen, wie man Fehler behebt. Nach zwei Wochen arbeiteten sie schon autark; Serviceeinsätze sind kaum nötig, denn die Bediener wissen selbst, wie man mit der Maschine umgeht.“

Gut vorbereitet auf Sondermengen

Beim TFA arbeitet man einschichtig. Zu Mehrarbeit könnte es im Havariefall kommen, ganz sicher wird bei komplexen Sonderaufträgen eine zweite Schicht eingelegt – wie jetzt im Zuge der Sepa-Einführung. Scholz: „Dafür muss jeder Steuerpflichtige angeschrieben werden, der dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt hat. Das werden zirka 3,2 Millionen zusätzliche Briefe, die innerhalb von sechs Wochen verschickt werden.“ Das wird auch ein Volumen-Highlight für den Postdienstleister: Für das TFA ist die örtliche RPV (Regio Print-Vertrieb) aktiv, auch das ist das Ergebnis einer Ausschreibung.